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Interoperabilidad y protección de datos personales: Construyendo confianza en el Sistema Nacional de Registro Civil   

Por: Gabriela María Pérez Guzmán 

En el marco del proceso de modernización del Registro Civil, la Junta Central Electoral, en ejercicio de su facultad reglamentaria dada por el artículo 212 de la Constitución de la República Dominicana, ha aprobado y publicado recientemente el Reglamento de aplicación de la Ley Núm. 4-23, Orgánica de los Actos del Estado Civil, normativa complementaria que entre sus destacadas innovaciones consagra la interoperabilidad del Sistema Nacional de Registro del Estado Civil. 

Conviene iniciar señalando que el Sistema Nacional de Registro del Estado Civil (SNREC) es una creación de la Ley No. 4-23, en tanto la Junta Central Electoral, encabezada por el Pleno, es el órgano rector del Sistema Nacional de Registro del Estado Civil, el cual cuenta con órganos de gestión que ejecutan las decisiones dictadas por este en el ámbito administrativo, técnico, operativo y legal en materia de Registro Civil, asegurando la integridad de los datos asentados en el Registro Nacional del Estado Civil.  

A la luz del artículo 17 de la Ley Núm. 4-23, estos son los órganos de gestión: 1) La Dirección Nacional de Registro del Estado Civil; 2) La Oficina Central del Estado Civil; 3) Las Oficialías del Estado Civil; 4) Otras dependencias de la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil establecidas por reglamento dictado por el Pleno de la Junta Central Electoral.  

Además, el SNREC cuenta con órganos colaboradores, entre los que se destacan: El Ministerio de Relaciones Exteriores (MIREX), en asuntos consulares relativos al Registro del Estado Civil; El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MISPAS), en materia de registro de nacimientos y defunciones; El Ministerio de Interior y Policía (MIP), a través de la Dirección General de Migración (DGM), en materia de registro de extranjeros y su naturalización; La Oficina Nacional de Estadísticas (ONE), en asuntos de informaciones estadísticas respecto a los actos vitales de las personas; El Ministerio Público, cuando sea requerido por la Junta Central Electoral, en ocasión de que existan violaciones de orden público.  

Estos órganos son los que integran el Sistema Nacional de Registro del Estado Civil, que debe operar con los mayores estándares de interoperabilidad. Este principio, definido en la Ley Núm. 4-23, se entiende como: “El principio por el cual los medios electrónicos deben ser capaces de interactuar y operar entre sí al interior de la Administración del Estado, a través de estándares abiertos que permitan una segura y expedita interconexión entre ellos.”  

Bajo esa tesitura, la interoperabilidad funge como potencial transformador en la eficiencia administrativa al posibilitar una verificación automática y en tiempo real de los datos del Registro Civil, un marco de confidencialidad y protección de los datos personales. En este sentido, en el informe de CEPAL/AECID se destacan los siguientes argumentos en beneficio de la interoperabilidad:   

1. Potencia la cooperación entre las instituciones del Estado con el objeto de resolver las necesidades del ciudadano, las empresas y las organizaciones.
2. Incorpora estándares básicos (datos, tecnología, comunicación) en la interacción entre instituciones del Estado. 
3. Integra instituciones con independencia de su nivel de desarrollo tecnológico. 
4. Potencia la simplificación administrativa y los procesos en las instituciones y entre ellas. 
5. Reduce los costos y los esfuerzos, tanto para las instituciones como para el ciudadano, las empresas y las organizaciones. 

En consecuencia, el Sistema Nacional de Registro del Estado Civil debe operar –a responsabilidad de la Dirección Nacional de Registro Civil y la Dirección de Informática de la JCE – con una infraestructura informática que garantice la conexión e interoperabilidad de los órganos del sistema, permitiendo el intercambio de información del Registro Civil de forma segura, confiable y en tiempo real, de conformidad con el Reglamento de aplicación de la Ley Núm. 4-23.   

En esa misma vertiente y junto con la interoperabilidad, el reglamento también otorga un rol central a la protección de los datos personales. Al efecto, el artículo 30 establece que la Junta Central Electoral implementará medidas técnicas y administrativas para garantizar la protección de los datos registrados en el Sistema Informatizado de Registro Civil, incluyendo la confidencialidad, integridad y disponibilidad de estos.  

El Reglamento permite que, para asegurar la protección de los datos personales, se implementen medidas de seguridad adecuadas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Registro Civil, mediante las siguientes acciones de seguridad: controles de acceso y autenticación para garantizar que solo usuarios autorizados puedan acceder al sistema; técnicas de encriptación para proteger la información sensible; implementación de políticas de gestión de contraseñas seguras; monitoreo y registro de eventos para detectar y prevenir accesos no autorizados, etc.  

Es innegable que la modernidad tecnológica produce un impacto inevitable en los diversos aspectos de la humanidad y como corresponde, el gobierno y el Estado no están ajenos al impacto que genera la tecnología dentro de su funcionamiento; es así que la administración pública empieza a incursionar en la aplicación de las TICs, a hacer uso de software de gestión, a instalar sistemas y necesariamente a mejorar su logística tecnológica para propender a la eficiencia y eficacia de su administración3. No obstante, este proceso de implementación tecnológica debe ir acompañado de estrictos estándares de protección de datos personales y controles de acceso, mediante la adecuada definición de privilegios y niveles de autorización correspondientes a cada usuario.   

Los beneficios de la interoperabilidad no deben alcanzarse a expensas del derecho fundamental a la privacidad. La eficiencia no puede imponerse sobre la confidencialidad. Por esta razón, el Reglamento de Aplicación de la Ley Núm. 4-23 protege de manera integral los datos personales a través del diseño de mecanismos interoperables, aplicando controles de acceso, ciberseguridad, autenticación robusta y trazabilidad de consultas, en armonía con Ley Núm. 172-13, sobre protección de datos personales.  

Finalmente, cabe resaltar que la protección de datos personales no debe concebirse como un obstáculo, sino como una condición habilitante para una interoperabilidad transparente y sostenible, que consolide la eficiencia administrativa y la transparencia por parte de la Junta Central Electoral. Esto no solo fortalece la seguridad jurídica, sino que además promueve una cultura basada en el respeto de la dignidad humana y la confianza institucional.